고양시, 기록물 관리 효율성 높아진다

중요기록물 전산화사업 추진으로 체계적 관리시스템 구축

아주경제 최종복 기자= 경기도 고양시(시장 최성)는 기록물 관리의 중요성이 갈수록 커지고 종이문서에서 전자기록으로 변화하는 상황에 맞춰 30년 이상 중요기록물에 대하여 연차적으로 전산화(D/B)를 추진한다고 밝혔다.

현재, 시행 중인 중요기록물 전산화 사업은 그 동안 종이로 보관했던 종이기록물 상태의 인․허가서류 및 이와 관련된 도면 등의 이미지를 스캔 작업하여 저장하고 색인목록을 작성하는 방식으로 진행 중이다.

전산화(D/B) 사업이 완료되면 보존기록물을 영구적이고 체계적으로 관리할 수 있을 뿐만 아니라 민원인이 행정정보 공개 요구 시 신속하고 정확한 정보 제공이 가능해질 것으로 기대된다.

전산화 작업은 목록을 조사해 대상기록물을 선별, 분류 및 정리, 정비한 다음 페이지를 부여해 색인목록을 작성하고 원본 종이기록물 스캐닝, 이미지 보정, 자료관 시스템에 이미지를 등록한 다음 재편철하고 배치하는 등 총 6단계의 공정을 거쳐 완성된다.

고양시의 전산화 대상인 중요기록물은 총 5만6천814권으로 이번에 5천64권에 대해서 1억 9천만원을 들여 올해 중에 작업을 완료하고, 자료는 자료관시스템을 통해 활용할 예정이다.

윤양순 시청 행정지원과장은 “그 동안 종이문서는 보관 장소 및 복사 등의 이유로 훼손·마모되는 사례가 많았을 뿐 아니라 찾기도 힘들어 업무처리 시간이 지연 되는 등 많은 문제가 있어 이번 전산화를 통해 효율성을 도모하게 됐다.”고 말했다.